Personalizacja i porządkowanie poczty elektronicznej

Ostatnio naszło mnie na ogarnięcie mojej skrzynki pocztowej. Zależało mi na tym, żeby była bardziej profesjonalna, zorganizowana i... blogerska! Z tego też powodu zagłębiłam się w tajemną wiedzę internetów oraz gmaila i wyszło mi całkiem nieźle. Napisałam do Was na Facebooku, czy interesują Was przemiany mojej skrzynki i wyraziliście zainteresowanie poprzez lajki, więc zdecydowałam się na ten post. Wszak nie samymi kosmetykami człowiek żyje!

1. Zmiana tła

Białe tło... Wieje nudą. Czas to zmienić! Żaden ze standardowych motywów nie spełniał moich oczekiwań, ponieważ nic nie kojarzy się w nich z blogiem. Wyszukałam więc fajną tapetę w tapeciarni.pl, na której widać narzędzia pracy blogera.

Prawda, że teraz lepiej? Aż przyjemniej sprawdza mi się pocztę :)

2. Inbox zero

Na razie w mojej blogerskiej skrzynce pojawia się taka ilość maili, na którą spokojnie jestem w stanie odpisywać na bieżąco. Zawsze robię to zaraz po odczytaniu wiadomości. Wraz z rozwojem bloga będzie tych e-maili więcej, ale mam zamiar prowadzić taką politykę dalej.

3. Porządkowanie wiadomości - etykiety

Wiadomości porządkuję według kilku kategorii. W głównej karcie zostawiam te, wokół których toczy się jeszcze konwersacja, ale przypisowuję im odpowiednią etykietę, aby było przejrzyściej. Zakończone rozmowy przenoszę do zakładek - nie śmiecą skrzynki odbiorczej, a nadal mogę do nich wrócić. 

Mam ogólny dział dla firm - np. dla tych, których propozycje odrzuciłam, czy tych, z którymi kontaktowałam się podczas organizacji spotkania blogerskiego. Takie kontakty warto zostawić i zapisać, ponieważ mogą się w przyszłości przydać.

Dla marek, z którymi współpracuję, stworzyłam osobne etykiety, aby mieć dostęp do całego przebiegu współpracy.

Są też osobne zakładki dla rabatów (te tym bardziej warto zachować!), propozycji dołączenia do większej społeczności czy też innych spraw, które nie pasują do żadnych kategorii.

Etykiety to jedna z najważniejszych rzeczy, która pomoże nam utrzymać porządek w naszej skrzynce.

4. Mail masowy czy skierowany do mnie?

Gmail ma w sobie funkcję, która może oznaczać wiadomości wysyłane masowo oraz skierowane tylko na nasz adres e-mailowy.

Dla mnie to bardzo ważne i może zdecydować o tym, czy w ogóle odpiszę na taką wiadomość. Po co mam tracić czas na pisanie do spamerów?

Funkcja taka jest dostępna po wejściu w ogólne ustawienia.

A wygląda to tak (oczywiście wiadomości są zasłonięte, bo obowiązuje tajemnica korespondencji ;)). Podwójna strzałka to e-maile tylko do mnie, pojedyncza - masowe. Dodatkowo gmail oznacza wiadomości, które uznał za ważne, na żółto.

5. Ikona nieprzeczytanych wiadomości

Funkcja ta wyświetla nam liczbę nieprzeczytanych e-maili na pasku przeglądarki, dzięki czemu możemy mieć nieotwartą kartę z pocztą, a wiemy, czy przyszła do nas jakaś wiadomość.

Ikonę można ustawić w Laboratorium.

6. Sygnatura

Podpis kojarzy mi się z profesjonalizmem, świetnie wygląda i jest w dobrym tonie. Początkowo chciałam ustawić zwykły podpis w ustawieniach gmaila, ale irytowało mnie to, że sygnatura się zawija i odbiorca musi kliknąć, aby ją zobaczyć (czego pewnie nie zrobi).

Przeszukałam Internet w celu znalezienia czegoś, co pomoże mi wykonać sygnaturę niestandardową i która będzie mnie wyróżniać.

Wpadłam na program online o nazwie Sigwich. Niestety nasza współpraca zakończyła się dość szybko, bo nie wyświetlały mi się zdjęcia ani ikony społecznościowe. Nie wiem, czy jest to jakiś błąd u mnie, czy też to wina strony internetowej.

Jakimś cudem po dość długich poszukiwaniach natrafiłam na Wisestamp. Program bardzo łatwy w obsłudze i oferujący różny wygląd sygnatury - więc na pewno każdy znajdzie coś dla siebie.

Ja umieściłam swoje zdjęcie, adres e-mail, adres strony www, odsyłacze do profili na Facebooku oraz Google+ oraz nagłówek bloga, bo jest on dla mnie swego rodzaju logiem (i po jego kliknięciu przenosimy się automatycznie na stronę główną bloga). 

Teraz każdy otrzyma wiadomość z moją spersonalizowaną sygnaturą :)

Zaletą jest to, że sygnaturę można włączać lub wyłączać dla każdej nowej wiadomości. Ponadto, możemy w ustawieniach zaznaczyć, aby podpis nie wyświetlał się w odpowiedzi, dzięki czemu nie zaśmiecamy przestrzeni wiadomości. Wystarczy przecież, aby nasza sygnatura pojawiła się jedynie w początkowym e-mailu. U mnie akurat sygnatura wyświetla się we wszystkich wiadomościach - przetestuję, co będzie się lepiej sprawdzać.

Program Wisestamp ma też jednak wady. Nie możemy stworzyć kilku sygnatur dla różnych adresów e-mailowych. 

Poza tym w ogólnych opcjach włączamy lub wyłączamy sygnaturę dla wszystkich adresów e-mailowych. Przez to muszę za każdym razem "wstawiać" podpis do nowej wiadomości ze skrzynki Mademoiselle Magdalene poprzez kliknięcie opcji "My Sygnature". W przeciwnym razie podpis pojawia się we wszystkich skrzynkach, a raczej nie wypada, abym w sprawach uczelnianych odpisywała doktorom i profesorom z blogerską ikonką ;)

Pod sygnaturą wyświetla się też niestety link do programu i jedynym sposobem jego usunięcia jest wykupienie wersji Premium.

Tak teraz prezentuje się moja skrzynka e-mailowa. Na pewno moja praca w niej będzie zacznie łatwiejsza i przyjemniejsza. A być może przy okazji zainspirowałam Was do jakichś zmian w swoich pocztach :)